Employee Experience (EE) Team trực thuộc HR Department, chịu trách nhiệm chính trong việc lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện nội bộ quy mô toàn công ty tại VNGGames.
Ngoài các sự kiện company-wide, EE Team mở rộng hỗ trợ logistics cho các team/phòng ban khi có nhu cầu tổ chức sự kiện nội bộ riêng — tùy theo scope yêu cầu và workload của EE tại thời điểm đó.
The Employee Experience (EE) Team, under the HR Department, is primarily responsible for planning and organizing company-wide internal events at VNGGames.
Beyond company-wide events, EE Team also extends logistics support to teams and departments organizing their own internal events — subject to the request scope and EE's workload at the time.
Khi team bạn muốn EE Team hỗ trợ một hoặc nhiều hạng mục sau:
When your team would like EE Team's support on one or more of the following:
QUY TRÌNH TIÊU CHUẨNSTANDARD WORKFLOW
Requester tải file EE_Logistics_Request_Form, điền đầy đủ thông tin theo từng hạng mục, sau đó gửi email đính kèm form. Điền càng chi tiết càng giúp EE Team lên phương án nhanh và chính xác hơn.
Requester downloads EE_Logistics_Request_Form, fills in all sections, then sends an email with the completed form attached. The more detail provided, the faster and more accurately EE Team can develop the plan.
EE Team review form, đánh giá tính khả thi và scope hỗ trợ, sau đó phản hồi để xác nhận nhận request hoặc yêu cầu bổ sung thông tin nếu cần.
EE Team reviews the form, assesses feasibility and support scope, then responds to confirm receipt or request additional information if needed.
EE Team lên phương án logistics đầy đủ — setup, F&B, thiết bị, nhân sự hỗ trợ — kèm chi phí dự kiến từng hạng mục và tổng ngân sách ước tính.
EE Team develops a full logistics plan — covering setup, F&B, equipment, and support personnel — with estimated costs per item and total budget estimate.
Requester review phương án và chi phí, phản hồi điều chỉnh nếu cần, sau đó xác nhận chính thức kèm budget code trong vòng 3 ngày làm việc. EE Team cung cấp chứng từ để Requester tạo eform thanh toán — chạy đến Dept Head phê duyệt.
Requester reviews the plan and costs, provides adjustment feedback if needed, then officially confirms with budget code within 3 working days. EE Team provides invoices for Requester to submit the payment eform — which routes to Dept Head for approval.
EE Team chủ động catch-up và phối hợp với Requester trên toàn bộ hạng mục. Hai milestone Requester cần chuẩn bị đúng hạn:
EE Team proactively follows up and coordinates with Requester on all items. Two milestones Requesters need to meet on time:
EE Team phối hợp setup không gian theo phương án đã thống nhất — bố trí bàn ghế, layout, truyền thông trực tiếp, thiết bị AV, F&B staging. Áp dụng khi có yêu cầu setup vật lý trước ngày sự kiện.
EE Team coordinates event space setup per the confirmed plan — furniture, layout, on-site comms, AV equipment, and F&B staging. Applies when physical setup is required before event day.
EE Team hỗ trợ vận hành tùy workload và scope đã thống nhất. Lưu ý: hỗ trợ onsite không đảm bảo cho mọi sự kiện — mức độ có mặt trong ngày được xác nhận ở QUEST 05.
EE Team supports operations based on confirmed workload and scope. Note: onsite presence is not guaranteed for every event — the level of on-day support is confirmed during QUEST 05.
EE Team tổng hợp chi phí thực tế và gửi recap tài chính đến Requester. Hóa đơn được cung cấp để Requester tạo eform thanh toán — hoặc EE Team hỗ trợ thanh toán trực tiếp tùy trường hợp. Sau khi hoàn tất, Requester điền form CSAT để EE Team ghi nhận và cải thiện chất lượng dịch vụ.
EE Team compiles actual costs and sends a financial recap. Invoices are provided for Requester to submit the payment eform — or EE Team handles payment directly depending on the case. Once complete, Requester fills in a CSAT form so EE Team can track and improve service quality.
BẮT BUỘC CÓ KHI GỬI REQUESTREQUIRED WHEN SUBMITTING
- ✓Domain người requestVD: VNGGames, VNG, ZingPlay...Requester's domaine.g. VNGGames, VNG, ZingPlay...
- ✓Team / DepartmentTên đầy đủ của phòng banTeam / DepartmentFull department name
- ✓Deadline cần EE confirm planNgày bạn cần nhận phương án để chủ động chuẩn bịDeadline for EE to confirm planThe date you need the plan to proceed with preparations
- ✓Tên sự kiện chính thứcOfficial event name
- ✓Mục tiêu / PurposeTổ chức để làm gì, dành cho đối tượng nàoPurposeWhat the event is for and who it's for
- ✓Đối tượng tham giaVD: All Starters / GPP team / Leadership onlyAttendeese.g. All Starters / GPP team / Leadership only
- ✓Số lượng người dự kiếnEstimated attendee count
- ✓Ngày sự kiệnEvent date
- ✓Giờ bắt đầu → Giờ kết thúcStart time → End time
- ✓Địa điểm / PhòngGhi TBD nếu chưa có — EE Team có thể hỗ trợ tìm phòngVenue / RoomWrite TBD if unknown — EE Team can assist
- ✓Ngoài giờ hành chính / cuối tuần?Nếu Có — phát sinh phí điện, máy lạnh, nhân sự; EE thông báo trước khi confirmOutside office hours / weekends?If Yes — additional charges apply; EE will notify before confirming
- ✓Loại F&B cầnTeabreak / bữa chính / cả hai / không cầnF&B type neededTeabreak / main meal / both / not needed
- ✓Ngân sách dự kiến (VND)Giúp EE Team đề xuất giải pháp phù hợp trong khung ngân sáchEstimated budget (VND)Helps EE Team propose solutions that fit your budget
- ✓Budget codeBắt buộc để tạo PO và thanh toán. Liên hệ Finance hoặc Line Manager nếu chưa có.Budget codeRequired for PO and payment. Contact Finance or your Line Manager if unavailable.
CÓ THỂ BỔ SUNG SAUCAN BE ADDED LATER
EE Team sẽ follow-up trong giai đoạn phối hợp (D-14 → D-3). Điền sớm nếu đã có. EE Team will follow up during the coordination phase (D-14 → D-3). Fill in early if available.
- ✓Kiểu layoutVD: Theatre / Classroom / Roundtable / NetworkingPreferred layoute.g. Theatre / Classroom / Roundtable / Networking
- ✓Số ghế & bànGhi "Dùng sẵn" nếu dùng đồ trong phòngChairs & tablesWrite "Dùng sẵn" if using existing furniture
- ✓Yêu cầu setup thêmVD: sân khấu nhỏ, bàn check-in, khu VIP, accessibilityAdditional setupe.g. small stage, check-in table, VIP area, accessibility
- ✓Menu mong muốnVD: trái cây, bánh ngọt, nước suối; hoặc healthy, không đồ ngọtPreferred menue.g. fruit, pastries, water; or healthy options, no sweets
- ✓Giờ F&B cần sẵn sàngVD: sự kiện 14:00, muốn ready lúc 13:45F&B ready timee.g. event at 14:00, ready by 13:45
- ✓Lưu ý DietaryVD: 3 người ăn chay, 1 người dị ứng hải sảnDietary requirementse.g. 3 vegetarians, 1 seafood allergy
- ✓Ghi chú F&B thêmVD: không dùng nhựa, giữ ấm, phục vụ theo giờ cụ thểAdditional F&B notese.g. no plastic, keep warm, serve at specific times
- ✓Media recap — chụp ảnh sự kiệnGhi "Không" nếu không cần. Đăng bài sau sự kiện → liên hệ IC Team riêng.Media recap — event photographyWrite "Không" if not needed. Post-event publishing → contact IC Team separately.
- ✓Vật phẩm truyền thôngVD: Backdrop in ấn, Standee x2, banner... EE Team đánh giá scope sau khi nhận thông tin.On-site materialse.g. Printed backdrop, Standee x2, banner... EE Team assesses scope after receiving details.
- ✓Thiết bị AV cầnVD: TV, micro MC, màn hình LED, âm thanh, internet/wifiAV equipment needede.g. TV, MC mic, LED screen, sound system, internet/wifi
- ✓Nhân sự hỗ trợ thêmVD: IT onsite, tạp vụ, an ninh bổ sung (nếu ngoài giờ)Additional support personnele.g. IT onsite, facility staff, security (if outside working hours)
- ✓PIC on-site phía RequesterNgười phối hợp trực tiếp với EE Team trong ngày sự kiệnOn-site PIC from RequesterThe person coordinating directly with EE Team on event day
- ✓Thông tin bổ sung chưa được đề cậpVD: khách VIP, yêu cầu bảo mật, link mood board, lưu ý accessibilityAny additional informatione.g. VIP guests, confidentiality, mood board link, accessibility needs
CAM KẾT THỜI GIANRESPONSE TIMELINE
EE Team xác nhận nhận request hoặc yêu cầu bổ sung thông tin nếu form chưa đủ để đánh giá.
EE Team confirms receipt or requests additional information if the form is insufficient for assessment.
3 ngày làm việc3 working daysEE Team gửi phương án đầy đủ kèm chi phí dự kiến theo từng hạng mục, sau khi xác nhận nhận request.
EE Team sends a full logistics plan with estimated costs per item, after confirming receipt of the request.
7 ngày làm việc7 working daysĐể đảm bảo phương án tốt nhất. Trường hợp gấp hoặc scope đơn giản, tối thiểu 2 tuần — EE Team sẽ đánh giá và hỗ trợ tùy scope và workload.
To ensure the best possible plan. Urgent or simple-scope cases require minimum 2 weeks — EE Team will assess and support based on scope and workload.
Tối thiểu 1 tháng trước sự kiệnMinimum 1 month before eventTải file, điền đầy đủ thông tin, gửi email đính kèm form về địa chỉ bên dưới.
Download the file, fill in all sections, then send an email with the completed form attached to the address below.
→ Tải Form→ Download FormEmployee Experience Team · HR Department · VNGGames
